L’importance du preneur de notes

Quelle est l’importance du preneur de notes ? La prise de notes est un rôle apparemment mineur au sein du CMT. Cette idée fausse est souvent à l’origine d’une incompréhension et d’une sous-estimation de cette tâche. En conséquence, il n’y a souvent pas de candidats pour cette fonction. Pourtant, si l’on y réfléchit bien, il est possible de la remplir de manière tout à fait passionnante. L’établissement d’un journal des événements survenus au moment d’une crise est une fonction essentielle de l’équipe de gestion de crise et de l’équipe de coordination de crise, qui doit être confiée à une personne ayant une bonne connaissance de l’organisation, une bonne résistance au stress, de la maturité et de l’ancienneté. L’importance du preneur de notes doit donc être claire pour l’équipe.

Dans cette contribution, je donne mon propre avis, et non celui d’une quelconque organisation.

Les premières affectations du preneur de notes

• Assurer le suivi de l’ordre du jour et enregistrer la prise de décision.
• Enregistrer les événements dans un document d’enregistrement sur la base d’un modèle.
• Fournir à la CMT les coordonnées pertinentes d’experts, d’organisations externes, de responsables politiques, etc. dans la mesure où elles sont disponibles.
• Avoir un accès facile à ses propres procès-verbaux et à ceux de ses collègues (en cas de changement de rôle), et être en mesure de fournir à tout moment un retour d’information sur la situation telle qu’elle a été notée. Il maintient une vue d’ensemble à l’appui du CMT.
• Inscrire dans le procès-verbal les enseignements éventuels tirés de l’expérience. Reconnaître ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné.
• Il prend en charge les notes du premier et du deuxième débriefing et les traite dans un rapport avec des propositions d’actions d’amélioration en collaboration avec le superviseur de processus du CMT et avec le CCT.

Cependant, il y a plus.

Dans certains cas, il est possible de ne pas inclure la discussion de l’équipe dans le journal et de n’y faire figurer que sa conclusion. La discussion peut alors être consignée dans un document séparé, qui est conservé pour les situations juridiques dans lesquelles il est nécessaire de pouvoir indiquer le raisonnement qui a conduit à la conclusion. Cela se fait normalement à la demande explicite du chef d’équipe.

Dans certaines situations de crise, il peut être nécessaire de rassembler tous les documents de travail toutes les quelques heures. Pour ce faire, il peut être utile que les personnes chargées de prendre des notes soient des juristes de formation, afin qu’elles aient une bonne vue d’ensemble des documents concernés et qu’elles notent avec perspicacité ce qui est pertinent et important. L’exactitude et la compréhension de la prise de notes sont ici plus importantes que les outils utilisés ou la forme du journal. Les textes doivent être disponibles à tout moment et les mises à jour et l’évolution des événements doivent pouvoir être ajoutées facilement et rapidement.

Ce qui est primordial ici, c’est de pratiquer la procédure de prise de notes. Il s’agit en partie d’acquérir de l’expérience dans des situations données, mais aussi de s’exercer à utiliser la technologie choisie (les outils) et de voir si la procédure de prise de notes fonctionne et si l’information est transmise à ceux qui en ont besoin.

Les procédures inefficaces échouent généralement dans trois domaines :

• L’information n’est pas disponible (en temps utile) lorsqu’elle est nécessaire.
• Les informations ne sont pas mises à jour (en temps utile) lorsque cela est nécessaire.
• Les décideurs ne voient pas/ne reconnaissent pas le moment où l’information requise est fournie.

Ce dernier point est dangereux car le journal est un enregistrement chronologique d’événements, de décisions et de processus, et il peut devenir un document juridique soumis à un examen interne ou moins interne. Le preneur de notes doit le prévoir à l’avance.

Caractéristiques importantes du preneur de notes

Le preneur de notes doit donc avoir une bonne compréhension de sa mission et de ses tâches, qu’il doit pratiquer assez souvent. Les exercices doivent inclure des situations d’interactions de l’équipe de conseil en gestion de crise avec plusieurs parties prenantes en même temps.

Le preneur de notes doit noter les échéances des missions du CMT et signaler quand une tâche doit être livrée. Outre les délais, le preneur de notes note note également les missions concrètes d’une manière compréhensible en termes de contenu et assure un suivi des processus en cours pour le compte de la CMT. Il doit être en mesure de rendre compte à tout moment aux experts de la nature exacte de la mission qui lui a été confiée.

Pour répondre aux besoins des experts, le preneur de notes doit suivre le processus de décision de la CMT et optimiser son propre travail pour mettre à disposition les informations nécessaires.

À cette fin, ils ont besoin d’un modèle très pratique pour traiter les informations, les classer par ordre de priorité et noter les informations provenant de plusieurs parties prenantes en même temps. Ils doivent également écouter les conversations de l’équipe de gestion du changement avec ces parties prenantes afin de filtrer et de saisir les informations essentielles.

Conclusion

La communication horizontale et la communication entre les équipes sont donc des valeurs ajoutées importantes pour une réaction rapide en cas de crise. L’attention portée par le preneur de notes à la question de savoir qui a besoin de quelle information dans quelle situation est donc cruciale pour l’efficacité du travail des experts sur le terrain. La personne qui choisit les outils est importante à cet égard. Le choix de l’outil n’est pas si important. Ce qui importe, c’est que le preneur de notes puisse le manipuler intuitivement. Il est donc préférable que le preneur de notes choisisse lui-même l’outil.