Exercices et tests pour les plans de continuité et d’urgence : la planification et la préparation via le PCA et les plans d’urgence sont nécessaires. En effet, il faut s’assurer que les plans et les procédures restent adaptés à leurs objectifs et que les personnes restent compétentes pour les mettre en œuvre. Après tout, « Uebung macht den Meister ».
Il faut donc intégrer les exercices dans un programme, que l’on doit concevoir en gardant à l’esprit les objectifs suivants :
- Améliorer progressivement les compétences et la confiance des personnes.
- S’assurer que tous les aspects partiels de la réponse aux incidents fonctionnent comme souhaité.
- Contribuer à l’intégration des aspects partiels de la réponse à l’incident dans une réponse combinée.
- Identifier les améliorations à apporter aux plans et à la réponse.
- Démontrer que l’investissement dans les exercices est rentable pour l’organisation.
Documenter l’exercice de manière suffisante en vue d’un éventuel audit ultérieur.
Le résultat de tout exercice devrait être l’amélioration continue de la capacité de l’organisation à surmonter les périodes difficiles.
Planifier un exercice et un test de continuité en tant que projet
Il est essentiel de parvenir à un consensus sur les raisons pour lesquelles votre organisation a besoin d’un exercice particulier. L’exercice doit donc être défini à partir d’une analyse de rentabilité. Celui-ci doit énumérer les avantages de l’exercice et ses objectifs. Lorsque vous formulez les objectifs, n’oubliez pas de les valider, ainsi que les critères d’évaluation. Définissez-les donc en termes de SMART : Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et Temporel.
Le dossier d’analyse est une sorte de document d’initiation de projet tel qu’on le connaît dans PRINCE2. Les points à couvrir dans ce document sont les suivants
- une évaluation des risques commerciaux associés à la conception et à la mise en œuvre de l’exercice,
- les objectifs, les résultats et les critères d’évaluation,
- les avantages attendus de l’exercice,
- les ressources financières disponibles ou déficitaires
- les ressources organisationnelles et humaines disponibles ou non
- les possibilités et les limites temporelles,
- l’engagement de la direction.
Pour une petite organisation, une seule personne peut s’en charger, mais pour une organisation moyenne ou grande, la coopération d’une équipe est nécessaire pour obtenir un bon résultat. Cette équipe peut comprendre des représentants de toutes les parties de l’organisation. Ils doivent avoir les connaissances et les compétences nécessaires pour exercer leurs fonctions au sein de l’équipe et pour répondre aux exigences en matière de sécurité et aux exigences légales, réglementaires et contractuelles.
Points d’attention pour la préparation de l’exercice
Le calendrier
Le calendrier doit servir les objectifs de l’exercice. Pour cela, il doit
- doit être le moins perturbant possible,
- les participants requis doivent être disponibles
- et les lieux physiques, les ressources, les équipements et les installations doivent être disponibles.
La documentation
En ce qui concerne la documentation, l’équipe chargée de planifier l’exercice doit fournir, entre autres, les éléments suivants
- un calendrier de l’exercice
- un scénario et des injections (éléments ajoutés, tels qu’un communiqué de presse),
- des supports multimédias en fonction de l’objectif du scénario,
- des comptes rendus des décisions prises,
- des informations de contact et de communication pour les participants,
- des documents informant les participants sur l’exercice,
- des instructions pour les acteurs et les membres du personnel.
Aux fins de l’examen de la conception de l’exercice
Aux fins de l’examen de la conception de l’exercice, il convient d’examiner toutes les ressources, y compris les participants, afin de s’assurer qu’elles sont appropriées et disponibles et qu’elles peuvent atteindre les objectifs de l’exercice. Cet examen peut porter sur les aspects suivants
- finances,
- la logistique,
- le temps et la disponibilité de tous les participants,
- les rôles et fonctions nécessaires pour soutenir l’exercice et l’identification, la formation et la disponibilité du personnel approprié pour le soutien,
- les leçons tirées d’événements antérieurs qui peuvent être pertinentes,
- inspecter les endroits appropriés avant de les utiliser,
- l’équipement,
- l’utilisation de techniques et de matériaux de simulation,
- le scénario des exercices pour s’assurer qu’il est adapté aux objectifs,
- le respect de toutes les obligations légales, réglementaires et contractuelles en matière de santé et de sécurité,
- la documentation relative à l’exercice,
- l’actualité et la pertinence des plans de retour à la normale après l’exercice.
Avant l’exercice
Avant de procéder à l’exercice, le responsable de l’exercice doit
- informer les participants, les acteurs, les observateurs et les arbitres au sujet de l’exercice,
- surveiller les questions de sécurité, les lignes de communication et les lieux,
- informer les tiers potentiellement impliqués des lignes de communication, des protocoles et des processus,
- informer tous les participants sur les lignes de communication, les protocoles et les processus,
- Informez également tous les participants des mots codés et de la procédure correspondante pour ajourner ou clôturer l’exercice afin de répondre à un événement réel,
- si la nature de l’exercice l’exige, rédiger un rapport sur le contenu de la réunion d’information et les détails concernant tous les participants et les parties prenantes ayant reçu la réunion d’information préalable à l’exercice.