La continuité est souvent considérée dans le contexte d’une organisation. Elle garantit dans une certaine mesure les processus, les services et les livraisons aux clients. Mais qu’en est-il des projets ?
| La continuité vise à s’assurer qu’une organisation continue de fonctionner à un niveau prédéterminé. Les projets sont également importants pour les organisations. La résilience dans la gestion de projet nécessite donc une attention particulière. Mais est-ce que c’est dans la continuité ? | Auteur : Manu Steens Dans cet article, je donne mon propre opinion, pas celle d’une organisation. |
Qu’est-ce que la continuité dans la gestion de projet ?
Comment définir la continuité dans la gestion de projet ? Non? Est-ce la poursuite d’un fantôme ? Un projet est soit interne, soit externe. Une société de projet externe réalise des projets en tant qu’entreprise, tout comme quelqu’un d’autre fabrique des produits. Là, la continuité peut être retracée jusqu’à la GCA pour les processus de soutien de projet propres à l’organisation. Les projets internes sont souvent ponctuels et vous ne pouvez pas simplement les répéter, n’est-ce pas ?
Contenu
La question en exemples.
Prenons, par exemple, la construction d’un site de production moderne. Si cela se produit dans le secteur pharmaceutique, cela peut prendre un an ou plus. Mais avec les innovations rapides et disruptives qui se produisent dans le monde de la technologie, ce n’est pas quelque chose qui peut se répéter. Par conséquent, si vous souhaitez travailler de manière résiliente dans les projets, la résilience peut être réduite à la gestion des risques opérationnels du projet avec le soutien de la gestion des risques d’entreprise. Même pour la gestion proprement dite de projets stratégiques.
Deuxième exemple, prenons une installation logistique, encore une fois dans le secteur pharmaceutique. Là, le niveau technique est un défi beaucoup moins important et l’on peut plutôt parler du « même projet une deuxième fois ». Cette deuxième fois est-elle soumise à la continuité ou s’agit-il toujours d’un projet avec une gestion opérationnelle des risques de projet et avec le soutien de la gestion des risques d’entreprise ?
Quelles sont les différences et les similitudes avec la vision habituelle de la GCA ?
La gestion des risques de projet est bien connue, qu’est-ce que la continuité peut apporter à cela ?
La gestion de la continuité dans la gestion de projet peut-elle être utile ? Par exemple, pour les projets à long terme ou dans les entreprises de projet, où les gens gèrent les projets presque en termes de processus ?
Le projet de gestion des risques s’appuiera principalement sur une résilience opérationnelle élevée, où les questions de l’auditeur peuvent être axées sur les sections suivantes :
- Reconnaître les problèmes dans le projet
- Définir les problèmes identifiés dans tous les aspects du projet
- Mesure et mesurabilité des problèmes du projet
- Analyse approfondie des problèmes du projet
- Apporter des améliorations au projet
- Garder le contrôle sur le projet
- Maintenir la résilience dans le projet
À cette fin, je donne un certain nombre de questions possibles pour chaque section (Inspiré par « Operational continuity, 3° Edition – Practical Tools For Self-Assessment » ISBN 9780655330035)
| Reconnaître | ||
| Exemple | Discussion | Où ? |
| Dans quelle mesure est-il important en tant que sponsor, client ou direction d’atteindre des buts, des objectifs ? | Cela fait partie de la gestion générale, où il fournit une gestion des risques d’entreprise au profit de la résilience | ERM / Business As Usual (BAU) |
| Quels problèmes rencontrez-vous et comment pensez-vous que la continuité opérationnelle permettra de contourner ces obstacles ? | Dans un projet, ce problème est surmonté par l’étape d’identification des risques de la gestion des risques opérationnels | ORM |
| Les opérations et les fonctions opérationnelles essentielles ont-elles été identifiées ? | Ceci est pris en compte lors d’une bonne gestion des risques du projet (PRM), lors de la nomination des personnes, à partir du processus ERM. | ERM / PMR |
| Définir | ||
| Exemple | Discussion | Où ? |
| Y a-t-il différents segments de clientèle ? | Les segments de clientèle doivent être connus dans l’entreprise, dans le but de les surveiller afin de connaître leurs besoins, afin de continuer à mener des activités pertinentes. | BAU |
| Tous les membres de l’équipe, y compris les chefs d’équipe, sont-ils correctement formés ? | La formation, et son absence, peuvent être un problème. Ceci est pris en compte lors de la gestion des risques opérationnels avant le démarrage du projet. | ORM |
| Les processus des parties prenantes ont-ils été cartographiés ? | Cela se fait à la fois dans l’opération commerciale régulière (BAU) pour la GCA une fois que le projet est publié sur un processus, sur lequel le projet est basé, et dans l’ERM. Aux fins du projet, une étude supplémentaire peut être exigée par le responsable de la gestion des risques du projet | BAU / ERM / PRM |
| Mesurer | ||
| Exemple | Discussion | Où ? |
| Comment l’ajout de l’analyse des menaces et des situations améliore-t-il l’efficacité opérationnelle ? | Cette question peut être répondue à la fois par la partie gestion de risques dans la GCA de BAU, ERM et par la gestion des risques du projet. Mais si le projet ne vise pas à améliorer un processus existant, la GCA n’en fait pas partie. | BAU / ERM / PRM |
| Les principales mesures ont-elles été identifiées et approuvées ? | Il s’agit d’une question qui concerne toutes les branches du travail de résilience, et qui est abordée par PRM | PMR |
| Quels sont les coûts futurs d’exploitation et de maintenance ? | Il s’agit d’une question financière, tournée vers l’avenir, à laquelle la haute direction doit répondre. Il s’agit d’une question commerciale normale qui s’applique au processus qui suit le projet. Ce n’est donc pas seulement une question de projet. | BAU |
| Analyse | ||
| Exemple | Discussion | Où ? |
| Avez-vous les informations nécessaires pour aller de l’avant avec votre projet ? | C’est une question que le porteur de projet doit se poser en permanence. | PMR |
| Quelles activités du projet sont devenues moins efficaces, plus frustrantes ou presque impossibles ? | Cela fait partie de la gestion continue du projet, qui comprend l’inclusion des cas dans la gestion des incidents du projet. | PMR |
| Les changements ont-ils été correctement ou suffisamment analysés pour en déterminer l’effet ? | Si cette question est pertinente, les objectifs du projet ont été modifiés. La gestion des risques du projet permet d’étudier les impacts. | PMR |
| Améliorations | ||
| Exemple | Discussion | Où ? |
| Où les activités sont-elles les plus à risque ? | Il s’agit d’une étape typique de l’évaluation des risques avant que le risque ne soit priorisé. | PMR |
| Quels sont les changements associés nécessaires pour garantir le succès de la solution ? | Il s’agit d’une étape typique de la recherche et de la mise en œuvre de mesures après qu’une décision de priorisation a été prise pour choisir une stratégie d’action. | PMR |
| Quelles sont les possibilités de mieux aligner les risques et les opérations commerciales ? | Cela inclut les « fruits à portée de main » dont les chefs d’équipe parlent parfois lorsqu’une tâche est assignée. Cela peut être spécifique au projet, appartenir au BAU s’il y a une pollinisation croisée en dehors du projet | BAU / PMR |
| Contrôle | ||
| Exemple | Discussion | Où ? |
| À quoi ressemblent les plans d’urgence ? | Cette question peut être posée à des responsables externes de la mise en œuvre du projet. Cela fait partie de leur travail de résilience, peut-être de leur GCA si leur contribution au projet est un travail de routine pour eux. La question est posée avant qu’un fournisseur ne soit approuvé. De plus, dans le cas d’un projet interne, le chef de projet révise ce document avec l’aide du CRO et du Manager des continuités des activités. | PMR / GCA de BAU |
| Existe-t-il un plan d’urgence formel et écrit ? | Un plan d’urgence propre à un projet devra déterminer, entre autres, quel est l’appétit pour le risque et comment le projet est lié à la capacité de risque de l’organisation. | ERM |
| Est-il possible d’externaliser efficacement l’ensemble de la planification d’urgence du projet ou certaines parties du projet ? | C’est une question avant le début du projet. À cette fin, la direction prend une décision avec une vision holistique du projet. | BAU |
| Maintenir | ||
| Exemple | Discussion | Où ? |
| Le programme de résilience et de continuité du fournisseur couvre-t-il les biens et services utilisés par votre organisation ? | Cette question doit faire partie de la GCA de chaque fournisseur, mais la réponse pour le projet donne corps à un risque pour la gestion des risques du projet. Bien qu’il y ait un doute ici quant à savoir s’il s’agit d’une question de continuité. En répondant à cette question à l’avance, le porteur de projet se prémunit contre le report des échéances, et contre l’obligation de modifier le planning. | PMR |
| Quelle hypothèse comptable suppose qu’une société continuera d’exister assez longtemps pour atteindre ses objectifs et ses obligations actuels ? | C’est une question qui s’adresse au directeur financier, pas seulement au chef de projet. Cela fait donc partie de BAU. Mais la question peut aussi se poser en ce qui concerne les fournisseurs. À cette fin, les questions de santé financière nécessaires sont posées lors de la rédaction du contrat. | BAU |
| Quelles mesures concrètes les organisations peuvent-elles prendre pour s’assurer que les activités essentielles du projet restent fonctionnelles pendant une crise ? | Par exemple, dans le cas d’un projet critique, des listes de personnes pouvant remplir des rôles clés (PRM) peuvent être établies, et l’élaboration de la gestion de la continuité des TIC et de la GCA pour le BAU peut être sollicitée pour s’assurer que les processus de support sont également au service du projet. Mais il s’agit en soi d’une GCA générale, et non d’une continuité spécifique au projet. | PRM/ Continuité du TIC et GCA pour BAU |
Conclusion
Une forme de gestion de la continuité dans les projets peut s’appuyer sur la GCA dans l’organisation, comme pour la GRH (et donc le BAU). Après tout, une pandémie affectera un projet autant qu’un processus.
L’objectif de la résilience dans la gestion de projet est d’atteindre les livrables et les jalons.
Alors que la gestion des risques le fait en examinant les menaces en termes de probabilité et d’impact des menaces et des opportunités, spécifiques aux activités du projet, la GCA peut le faire en examinant les processus à long terme de l’organisation. Les processus peuvent être utilisés dans les projets comme support, tels que les TIC. Mais en substance, les projets sont généralement des activités ponctuelles
La contribution majeure de la résilience pour l’organisation réside alors dans la gestion des risques des projets et non pas tant dans les plans de reprise des matériels et logiciels, des bâtiments, etc., pour lesquels la gestion de projet s’appuie alors sur le cadre plus large de la GCA pour le BAU de l’organisation.
Il semble donc qu’un concept tel que la gestion de la continuité de projet ne puisse pas être défini pour la gestion de projet et que la résilience des projets puisse être réduite à la gestion des risques.
Question au lecteur
Il est possible que ma vision soit unilatérale, car elle n’est basée que sur mes expériences personnelles. Avez-vous d’autres avis ?